BAB 1. PENDAHULUAN & PERSIAPAN AWAL

Graha UMKM adalah platform SaaS multi-tenant yang memungkinkan setiap UMKM memiliki toko online, kasir offline (POS), manajemen stok & gudang, laporan keuangan, serta manajemen tim dalam satu dashboard. Setiap UMKM (tenant) terisolasi penuh: data produk, stok, transaksi, dan keuangan tidak akan pernah tercampur antar UMKM.

1.1 Tiga Aktor Utama

• Visitor / Pembeli: orang yang belanja tanpa wajib login. Bisa melihat marketplace, masuk ke toko, scan barcode, menambah keranjang, checkout, dan membayar via transfer bank atau QRIS.
• Owner UMKM & Staff: pemilik usaha yang mendaftar dan mengelola toko, produk, stok, kasir, pesanan, keuangan, serta mengundang staff dengan role terbatas (Admin, Finance, Warehouse, Cashier).
• Super Admin: penjaga platform. Memonitor cuan seluruh UMKM, menganalisa laba rugi per tenant, mengelola status tenant (suspend/active/delete), user global, role, audit log, dan kesehatan sistem.

1.2 Persiapan Teknis

• Browser modern: Chrome, Safari, Firefox, atau Edge versi terbaru.
• Koneksi internet dan akses HTTPS (wajib untuk kamera scanner dan PWA).
• Kamera HP atau webcam untuk fitur scan barcode / QRIS.
• Email aktif untuk menerima undangan staff, aktivasi akun, dan notifikasi pesanan.

1.3 Alamat Penting

• Landing / Marketplace: https://umkm.herasystem.com/
• Login: https://umkm.herasystem.com/login | Register UMKM: https://umkm.herasystem.com/register
• Panduan publik (halaman ini): https://umkm.herasystem.com/panduan.php
• Unduh PDF panduan: https://umkm.herasystem.com/panduan.php?format=pdf

BAB 2. PERJALANAN VISITOR / PEMBELI (DARI NOL SAMPAI PESANAN)

Berikut alur lengkap seorang pembeli dari pertama kali membuka situs sampai pesanannya terbentuk. Seluruh tahapan ini TIDAK memerlukan login.

1. Buka https://umkm.herasystem.com/ di browser. Halaman landing / marketplace tampil: hero banner, kolom pencarian toko, daftar UMKM aktif, keunggulan platform, dan ajakan mendaftar bagi calon penjual.
2. Opsional - ganti bahasa: klik tombol bahasa di navbar untuk mengubah seluruh tampilan ke Bahasa Indonesia atau English.
3. Opsional - install aplikasi (PWA): klik tombol Install App di navbar (Android/Chrome) atau Share lalu Add to Home Screen (iPhone/Safari). Icon emas muncul di home screen dan aplikasi terbuka fullscreen seperti aplikasi native.
4. Cari atau pilih toko: ketik nama toko di kolom pencarian, atau klik salah satu kartu toko. Tombol Daftarkan UMKM Anda tersedia bagi visitor yang ingin berjualan.
5. Masuk halaman toko /t/slug-toko: profil toko, logo, deskripsi, dan katalog produk lengkap dengan foto serta harga per satuan tampil rapi.
6. Lihat detail produk: klik kartu produk untuk melihat foto besar, deskripsi, harga, dan satuan. Dari sini produk bisa langsung ditambah ke keranjang.
7. Opsional - scan barcode: klik icon kamera di navbar, izinkan kamera, arahkan ke barcode/QR produk. Sistem mencocokkan kode dengan SKU toko, lalu menampilkan popup produk: pilih Tambah ke Keranjang atau Lihat Detail.
8. Tambah ke keranjang: klik tombol tambah. Badge angka pada icon keranjang di navbar langsung bertambah sebagai konfirmasi.
9. Buka keranjang: klik icon keranjang (atau tombol floating di kanan bawah). Daftar item, subtotal per item, dan total tagihan tampil. Item bisa dihapus kapan saja.
10. Checkout: klik Lanjut ke Pembayaran. Isi nama lengkap, nomor WhatsApp, dan catatan atau alamat pengiriman. Pilih metode pembayaran: transfer bank (info rekening tampil) atau QRIS (gambar QR tampil).
11. Buat pesanan: klik Buat Pesanan Sekarang. Sistem membuat kode pesanan format ONL/tanggal/nomor, mengurangi stok gudang secara atomic, mencatat mutasi stok, dan mengirim email notifikasi ke owner toko.
12. Halaman sukses: kode pesanan, rincian item, total, dan status Menunggu Verifikasi tampil. Tombol Konfirmasi via WhatsApp tersedia untuk mengirim pesan otomatis ke owner.
13. Menunggu verifikasi: owner memeriksa bukti pembayaran. Jika diterima, status berubah Lunas dan pesanan diproses. Jika ditolak dengan alasan, stok otomatis kembali ke gudang.
14. Opsional - akun: visitor yang punya akun bisa Login; calon penjual bisa Register untuk mulai berjualan di platform.

BAB 3. PERJALANAN OWNER UMKM (DARI DAFTAR SAMPAI OPERASIONAL PENUH)

3.1 Pendaftaran & Login Pertama

1. Dari landing, klik Register UMKM. Isi nama pemilik, email aktif, nama UMKM/toko, dan password minimal 6 karakter, lalu kirim.
2. Sistem otomatis membuat: akun user, tenant baru berstatus active dengan slug unik, role Owner, dan gudang default. User langsung masuk ke dashboard.
3. Dashboard pertama menampilkan grid menu (Kasir, Produk, Gudang, Stok, Pesanan, Keuangan, Pengguna, Setting) beserta statistik hari ini: pendapatan, total pesanan, jumlah produk, dan pesanan menunggu verifikasi.

3.2 Identitas Toko & Metode Pembayaran

1. Buka menu Setting / Profil. Upload logo UMKM (JPG/PNG/WEBP maksimal 2MB) dengan preview langsung, lalu lengkapi nama toko, nomor HP, deskripsi singkat, dan alamat lengkap. Simpan.
2. Pada bagian Metode Pembayaran Online, tambahkan transfer bank (nama bank, nomor rekening, atas nama) dan/atau QRIS (upload gambar QR). Metode ini yang akan dilihat pembeli saat checkout.

3.3 Membangun Katalog

1. Buka menu Kategori, buat kelompok produk misalnya Makanan, Minuman, atau Snack beserta deskripsinya.
2. Buka menu Produk lalu Tambah: isi nama, SKU unik, kategori, deskripsi, satuan, harga jual, harga modal, stok minimum, dan upload foto produk.
3. Aktifkan opsi Tampilkan di Toko Online dan Produk Aktif, lalu simpan. Stok awal otomatis tercatat di gudang default dan produk langsung tampil di storefront.

3.4 Membangun Tim

1. Buka menu Pengguna lalu Undang Staff: isi nama, email, dan pilih role (Admin, Finance, Warehouse, atau Cashier).
2. Sistem membuat akun dengan password sementara, merekam relasi tenant-user-role, dan mengirim email undangan berisi link aktivasi yang berlaku 7 hari.
3. Staff membuka link di email, membuat password sendiri, lalu login. Menu yang terlihat otomatis menyesuaikan permission role-nya.

3.5 Operasional Harian: Kasir Offline (POS)

1. Buka menu Kasir lalu Buka Sesi Kasir: pilih gudang dan isi uang modal awal laci. Sesi berstatus open.
2. Buat transaksi: cari produk, klik kartu produk, atau scan barcode pakai kamera. Keranjang terbentuk di panel kanan; pilih metode bayar tunai, transfer, atau QRIS; masukkan jumlah bayar lalu proses.
3. Sistem menyimpan order channel offline, mengurangi stok dengan row-locking agar tidak race, mencatat mutasi sale_out, dan memperbarui statistik sesi.
4. Struk thermal 80mm terbuka dan mencetak otomatis; tersedia tombol Cetak Ulang dan Transaksi Baru.
5. Akhiri shift lewat Tutup Sesi: Z-Report menampilkan penjualan tunai, non-tunai, dan kas yang seharusnya. Isi uang fisik aktual; kalkulator selisih live menunjukkan PAS, LEBIH, atau KURANG, lalu kunci sesi.

3.6 Verifikasi Pesanan Online

1. Buka menu Pesanan dengan filter Menunggu. Klik detail untuk melihat item, data pembeli, dan bukti pembayaran.
2. Klik Terima & Tandai Lunas bila pembayaran valid, atau Tolak dengan alasan wajib; pada penolakan, seluruh stok item otomatis kembali ke gudang lewat mutasi return_in.

3.7 Stok & Gudang

1. Buka menu Stok: pantau saldo per gudang dengan badge AMAN, MENIPIS, atau HABIS serta nilai inventori berdasarkan harga modal.
2. Lakukan Opname untuk penyesuaian masuk/keluar beralasan, Transfer untuk memindahkan stok antar gudang (dua mutasi tercatat sekaligus), dan buka Riwayat untuk audit trail lengkap.
3. Opsional: tambah gudang baru lewat menu Gudang dan tetapkan gudang utama bila usaha memiliki lebih dari satu lokasi.

3.8 Keuangan & Laporan

1. Buka menu Keuangan, pilih periode Hari Ini, Bulan Ini, atau Bulan Lalu.
2. Lihat Total Omzet, HPP, Laba Kotor, dan Margin, disertai grafik 7 hari, breakdown metode pembayaran, serta Top 5 produk terlaris lengkap dengan laba per produk.
3. Klik Export Excel: file .xls berwarna terunduh dan langsung rapi terbuka di Excel; angka dikirim mentah sehingga bisa langsung di-SUM atau dipivot.

3.9 Notifikasi & Penutupan

1. Buka menu Notifikasi untuk mengatur email pesanan baru dan peringatan stok menipis, termasuk alamat email penerima.
2. Akhiri pekerjaan dengan tombol Keluar; session dihancurkan aman dan diarahkan ke halaman publik.

BAB 4. PERJALANAN SUPER ADMIN (PENJAGA PLATFORM)

1. Login dengan akun super admin; sistem langsung membawa ke Command Center berisi metrik platform: total UMKM, aktif vs suspended, total user, revenue platform, dan total transaksi.
2. Pantau kartu Top Performers bulan ini dan Tenant Terbaru, lalu masuk ke modul lewat grid Tools & Manajemen.
3. Buka Platform Analytics: pilih periode, lihat omzet, HPP, laba, margin, dan jumlah order setiap tenant dalam satu tabel, plus grafik pertumbuhan tenant 12 bulan.
4. Klik Detail pada tenant mana pun untuk analisa mendalam: grafik penjualan 7 hari, top 5 produk, dan status tenant.
5. Buka Kelola Tenant: filter berdasarkan status, lalu Suspend, Activate, atau Delete (soft delete) tenant; setiap aksi tercatat di audit log.
6. Buka Manage Users untuk melihat seluruh user platform beserta jumlah tenant yang diikuti dan status akunnya.
7. Buka Roles & Permissions untuk meninjau enam role sistem dan matriks hak aksesnya.
8. Buka Audit Logs: filter per aksi atau tenant, cari kata kunci, dan buka payload JSON detail untuk investigasi keamanan.
9. Buka Reports untuk grafik pertumbuhan tenant dan revenue bulanan 6 bulan beserta tabel rekapnya.
10. Buka Settings untuk memeriksa info platform, status SMTP, ukuran database, dan System Health Check (PHP, PDO, OpenSSL, session, folder upload).

BAB 5. FITUR LINTAS, KEAMANAN & TEKNOLOGI

• Isolasi multi-tenant: seluruh query bisnis selalu dibatasi tenant_id sehingga data antar UMKM tidak mungkin bocor silang.
• RBAC granular: enam role dengan permission per modul; setiap route dilindungi require_permission.
• Multi-bahasa Indonesia & English di seluruh halaman publik, dashboard, dan super admin; bahasa default mengikuti pengaturan tenant.
• PWA: aplikasi dapat di-install di Android, iOS, dan desktop, lengkap dengan icon, shortcut, dan cache service worker.
• Scanner barcode & QRIS berbasis kamera HP tersedia di POS kasir dan storefront pembeli.
• Email transaksional: undangan staff, aktivasi akun, dan notifikasi pesanan baru; seluruh percobaan kirim tercatat di email_logs.
• Audit trail: aksi penting tercatat di audit_logs lengkap dengan user, tenant, IP, user agent, dan payload JSON.
• Transaksi atomic & row locking: stok dikurangi di dalam transaction dengan FOR UPDATE sehingga tidak ada stok minus akibat race condition.
• Keamanan web: token CSRF pada semua form POST, password hash bcrypt, sanitasi output untuk cegah XSS, dan soft delete untuk pemulihan data.
• Snapshot akuntansi: item pesanan menyimpan snapshot nama, SKU, dan harga modal sehingga laporan laba rugi tetap akurat walau harga berubah di kemudian hari.

PENUTUP

Panduan ini mencakup seluruh perjalanan tiga aktor utama dari titik nol sampai operasional penuh. Simpan halaman ini sebagai bookmark, cetak sebagai PDF untuk pelatihan staff, atau bagikan link publiknya kepada calon pemilik UMKM agar mereka memahami nilai platform sebelum mendaftar. Selamat berjualan dan selamat mengelola!